Datenschutzinformation für Mieterinnen und Mieter

Durchführung und Verwaltung des Mietverhältnisses

Information nach Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

2. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten?

Die Verarbeitung erfolgt nur, soweit sie für die nachfolgend genannten Zwecke erforderlich ist:

3. Welche Daten verarbeiten wir?

• Stamm-, Kontakt- und Vertragsdaten, insbesondere Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Mietobjekt, Mietvertragsnummer und Vertragslaufzeit.
• Zahlungs-, Bank-, Kautions-, Forderungs- und Abrechnungsdaten.
• Haushalts-, Berechtigungs- und Nachweisdaten, soweit sie für das Mietverhältnis oder geförderten Wohnraum erforderlich sind.
• Verbrauchs-, Mess- und technische Gebäudedaten, soweit sie einer Wohnung oder einem Mietverhältnis zugeordnet werden können.
• Kommunikations-, Vorgangs- und Dokumentationsdaten, etwa Schriftverkehr, Beschwerden, Mängelmeldungen, Terminabsprachen, Übergabeprotokolle und – soweit erforderlich – Fotos von Schäden oder dem Zustand von Räumen.
• Angaben zu Mitmietenden, Haushaltsangehörigen, Bevollmächtigten, Bürginnen oder Bürgen sowie sonstigen Kontaktpersonen, soweit erforderlich.
• Daten zu Rechtsstreitigkeiten, Versicherungsfällen oder behördlichen Vorgängen.

4. Woher erhalten wir Ihre Daten?

• Von Ihnen selbst sowie von Mitmietenden, Bevollmächtigten oder sonstigen Personen, die sich mit einem berechtigten Anliegen an uns wenden.
• Aus dem vorangegangenen Vermietungs- und Vertragsabschlussprozess.
• Von Messdienstleistern, Handwerksunternehmen, Hausmeisterdiensten, Versicherungen, Behörden, Gerichten oder Rechtsvertretungen, soweit dies erforderlich und zulässig ist.
• Bei fremdverwalteten Objekten von der Eigentümerin, dem Eigentümer oder einer vorherigen Verwaltung.

5. Wer erhält Ihre Daten?

• Zuständige Beschäftigte der IGEWO, insbesondere Mietverwaltung, technische Verwaltung, Rechnungswesen und Geschäftsleitung.
• Eigentümerinnen oder Eigentümer beziehungsweise Auftraggebende bei fremdverwalteten Objekten, soweit dies zur Verwaltung erforderlich ist.
• Mess-, Abrechnungs-, Post- und Kommunikationsdienstleister.
• Handwerks-, Wartungs-, Hausmeister-, Reinigungs-, Sicherheits- und sonstige Bewirtschaftungsunternehmen, soweit sie Daten zur Auftragsdurchführung benötigen.
• Banken, Versicherungen, Auskunfteien und Inkassodienstleister, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
• Behörden, Gerichte, Rechtsberatende, Energieversorger oder Förderstellen, soweit eine gesetzliche Grundlage oder ein berechtigter Zweck besteht.

6. Besonderheiten bei fremdverwalteten Objekten

Bei fremdverwalteten Objekten handelt die IGEWO im Auftrag der jeweiligen Eigentümerin, des jeweiligen Eigentümers oder einer Eigentümergemeinschaft. Je nach Verwaltervertrag entscheidet die IGEWO über einzelne Verwaltungsprozesse selbst oder verarbeitet Daten nach den Vorgaben der Auftraggebenden.

Für mietvertragliche Entscheidungen, Abrechnungen, Instandhaltung, Forderungen und sonstige Verwaltungsangelegenheiten können erforderliche Daten zwischen der IGEWO und den jeweiligen Eigentümerinnen, Eigentümern oder sonstigen Auftraggebenden ausgetauscht werden.

• Die konkrete datenschutzrechtliche Rollenverteilung ist objektbezogen zu bestimmen.
• Anfragen zu einem fremdverwalteten Objekt werden erforderlichenfalls an die zuständige Eigentümerseite weitergeleitet.

7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Stammdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Mietverhältnisses und anschließend entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Abrechnungs- und Zahlungsdaten speichern wir, solange sie für das Mietverhältnis und die jeweilige Abrechnung benötigt werden. Daten zu Forderungen, Schäden oder Rechtsstreitigkeiten werden bis zur abschließenden Klärung und bis zum Ablauf einschlägiger Verjährungsfristen gespeichert. Vorgangs- und Kommunikationsdaten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

8. Müssen Sie die Daten bereitstellen?

Die für Abschluss und Durchführung des Mietvertrags sowie für gesetzliche Pflichten erforderlichen Daten müssen bereitgestellt werden. Ohne sie kann das Mietverhältnis nicht oder nur eingeschränkt durchgeführt werden. Freiwillige Angaben sind nicht Voraussetzung für die Vertragsdurchführung.

9. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbarer erheblicher Wirkung findet grundsätzlich nicht statt.

10. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben nach den gesetzlichen Bestimmungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17 und 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit bei automatisierten Verarbeitungen auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO aus Gründen Ihrer besonderen Situation (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die IGEWO oder an die Datenschutzbeauftragte wenden.

11. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für die IGEWO ist regelmäßig zuständig:

12. Aktualität dieser Information

Diese Datenschutzinformation hat den Stand 03.08.2026. Sie wird angepasst, wenn sich Verarbeitungen, Rechtsgrundlagen oder Empfängerkreise wesentlich ändern.

Stand: 01.09.2026